Электронные архивы
Автоматизации архивного делопроизводства. Система предназначена для автоматизации деятельности архивного подразделения предприятия в части: формирования архивных дел, номенклатуры дел, учета, связи с бумажным архивом, инвентаризации, контроля сроков хранения, и т.д.
Примеры использования
Для руководителей и сотрудников организации:
- возможность быстрого поиска документов и дел, находящихся в архиве организации, ознакомление с ними в электронном виде без необходимости получения бумажных подлинников;
- если необходимо получение бумажных подлинников – возможность быстрого получения документов, благодаря наличию точной информации об их наличии и местонахождении, а также возможности согласования заявки на выдачу дел в рамках системы;
Для работников архива организации:
- подготовка перечня номенклатурных дел организации как централизованно, так и с возможностью частичной или полной передачи этой функции ответственным в структурных подразделениях, возможность полного или частичного копирования существующих номенклатур дел во вновь создаваемую;
- формирование документа «Номенклатура дел организации» на основании подготовленного списка номенклатурных дел;
- возможность формирования описей дел и актов в автоматическом режиме, с использованием имеющейся в системе информации;
- возможность отслеживания местонахождения документов (помещение, стеллаж, полка) в архиве организации и составления соответствующих отчетов;
- возможность ввода и оперативного получения информации о выданных на руки номенклатурных делах;
Для ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях:
- подготовка перечня номенклатурных дел подразделения, возможность редактирования номенклатуры дел подразделения в течение года;
- формирование документа «Номенклатура дел структурного подразделения организации» на основании данных, введенных в систему;
- возможность формирования дел (помещения документов в дела, перемещения документов между номенклатурными делами);
- возможность формирования акта приема-передачи дел в архив организации и акта о выделении дел к уничтожению на основании данных, имеющихся в системе.